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Master thesis

Analyse et recommandations sur l’archivage et le versement de documents issus d’applicatifs métier et de GED vers une future plateforme de pérennisation et d’archivage

  • Genève : Haute école de gestion de Genève

140 p.

Master of Science HES-SO en Information documentaire: Haute école de gestion de Genève, 2022

French Ce travail de master est réalisé pour les Archives des Transports publics genevois (tpg), acteurs majeurs de la mobilité à Genève. Les Archives des tpg s’efforcent d’appliquer le traitement archivistique de leurs fonds depuis 2013, date à laquelle l’entreprise s’est dotée d’une archiviste. Bien que l’archivage papier est un processus maîtrisé, l’archivage électronique n’est pas encore pris en charge et suscite plusieurs questions auxquelles cette étude cherche à répondre. Une quinzaine d’applicatifs métier et plusieurs disques réseau conservent des documents et dossiers à valeur historique, mais la nature et le cycle de vie de ces archives sont peu connus. Une analyse de l’état des lieux est donc effectuée afin de décrire la gestion de ces archives et en vue de leur extraction et versement dans une plateforme de pérennisation et d’archivage.
La réalisation de ce mandat implique des réflexions théoriques pour documenter les connaissances en archivage électronique et des recommandations pratiques pour adapter la mise en oeuvre de solutions aux tpg.
Dans un premier temps, une revue de littérature reprenant les divers aspects de l’archivage électronique est proposée. Celle-ci témoigne de la grande variété d’informations disponibles de nos jours autour de ce sujet.
Dans un deuxième temps, des entretiens semi-directifs sont menés auprès des responsables métier et informatiques de chaque application concernée par le projet d’archivage. L’analyse de cet état des lieux, montre l’importante diversité des types d’applications et des données qu’elles contiennent. Elle révèle plusieurs lacunes dans la connaissance de la volumétrie de la masse documentaire et dans la pratique du renseignement des métadonnées. Si dans certains cas, des moyens sont mis en place pour contrôler les durées d’utilité administratives et légales, pour la vaste majorité des applications, ces contrôles ne font pas partie intégrante des paramètres du système. L’étude attire l’attention sur le fait qu’il n’existe pour l’heure pas d’application garantissant la valeur probante des documents, il n’y a pas d’horodatage certifié ni de signature électronique. Cette analyse rend ensuite compte des moyens d’extraction proposés par les responsables des applicatifs métier et de la difficulté de les rendre automatisables.
Enfin, dans un troisième temps, les recommandations formulent des propositions pour la conservation des archives. Les formats existants aux tpg sont listés et des précisions sont apportées pour renseigner les conversions de formats à opérer afin d’assurer la pérennité des données. Les recommandations définissent également les métadonnées minimales et proposent des ébauches de protocoles de versement pour deux applicatifs métier et un disque réseau.
Language
  • French
Classification
Information, communication and media sciences
Notes
  • Haute école de gestion de Genève
  • Information documentaire
  • hesso:hegge
Persistent URL
https://sonar.rero.ch/hesso/documents/323029
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